Confidentialité

Traitement des données des personnes invitées à répondre à une consultation.

Responsable du traitement

OrganiK, édité par Macsimplex SARL (cf. mentions légales), est responsable du traitement des données collectées via ce questionnaire — c'est nous qui décidons comment vos données sont hébergées, sécurisées, anonymisées et conservées. L'organisation qui vous consulte (votre employeur, votre réseau, ou toute organisation dont vous êtes client, usager, adhérent ou partenaire) nous a transmis votre email pour vous inviter, mais n'a ensuite plus aucun accès à votre statut individuel (ouvert, répondu...) ni à vos réponses — seulement à des résultats d'ensemble, choisis par le tiers de confiance qui mène la démarche : statistiques, thèmes, et paroles représentatives relues, débarrassées de tout élément identifiant, jamais pour un groupe trop petit.

Référent protection des données : Maxime Bui — contact@organik-app.fr. C'est le contact à privilégier pour toute question sur vos données ou l'exercice de vos droits.

Base légale

L'intérêt légitime d'OrganiK à mener à bien le questionnaire et la restitution des résultats qui lui ont été commandés par l'organisation qui vous a invité(e) — équilibré par de vraies garanties : minimisation des données, anonymisation structurelle de vos réponses, droit d'opposition et d'effacement immédiat.

Notre engagement

OrganiK collecte le moins d'informations possible sur vous. Trois engagements :

Un usage restreint au maximum — seules les informations strictement nécessaires pour vous envoyer votre questionnaire et le personnaliser sont conservées.
Jamais partagées — nous ne partageons jamais vos informations personnelles avec qui que ce soit à d'autres fins que vous faire parvenir votre questionnaire (voir le détail plus bas).
Une conservation limitée — vos coordonnées sont effacées automatiquement une fois qu'elles ne servent plus à rien (cf. Durée de conservation ci-dessous).

Quelles informations personnelles conservons-nous ?

Votre adresse email — pour vous envoyer votre lien personnel et d'éventuelles relances.

Votre prénom et votre nom, uniquement si votre organisation nous les a transmis — pour personnaliser la formule d'appel de l'email (ex. « Bonjour Jean »).

Nous n'utilisons que le strict minimum nécessaire pour réaliser le questionnaire et suivre la campagne. S'ajoutent à votre email et à votre prénom/nom, tant que le questionnaire reste ouvert, des données techniques de fonctionnement : l'état d'avancement (envoyé, ouvert, en cours, terminé) et ses dates, le nombre de relances, et votre brouillon de réponses (chiffré — cf. « Anonymat »). Rien de plus, et tout disparaît à l'effacement.

Partage avec des tiers

Nous ne partageons jamais vos informations personnelles avec des tiers à des fins commerciales, publicitaires ou de revente. Seuls des prestataires techniques interviennent, sous nos instructions et jamais pour leur propre usage : votre email transite par notre prestataire d'envoi (Brevo, société française) pour vous faire parvenir le message ; le texte de vos réponses est analysé par des modèles d'IA hébergés par Infomaniak et Scaleway (voir « Hébergement »).

Mesure d'ouverture des emails

Les emails que nous vous envoyons passent par notre prestataire d'envoi (Brevo). Celui-ci enregistre, dans son mode de suivi anonyme, le fait qu'un email a été ouvert ou qu'un lien a été cliqué, aux seules fins du bon acheminement et d'un suivi agrégé (taux d'ouverture global). OrganiK ne s'en sert que de façon agrégée, jamais individuellement. Ce suivi n'est pas désactivable chez ce prestataire ; nous l'avons réglé sur son mode le plus protecteur.

Retrouver un lien de questionnaire perdu

Depuis notre page d'accueil, vous pouvez saisir votre adresse email pour recevoir de nouveau vos liens personnels. Pour éviter tout usage détourné de cet envoi, nous conservons pendant 24 heures au maximum une empreinte chiffrée de l'adresse (jamais l'adresse en clair) et l'adresse IP de la demande, uniquement pour limiter le nombre d'envois. Ces données sont ensuite effacées.

Durée de conservation

Une fois la campagne clôturée, votre email, votre prénom et votre nom sont effacésautomatiquement 3 mois plus tard : remplacés par une valeur non identifiante, définitivement. La ligne technique qui vous correspondait dans notre base subsiste — uniquement pour les statistiques agrégées déjà anonymes (nombre de destinataires, taux de réponse) —, mais rien de ce qui pourrait vous identifier n'y est plus lisible ni reconstituable. De votre point de vue, c'est un effacement, pas un simple masquage : nous ne pouvons alors plus vous identifier ni vous recontacter.

Le texte d'origine de vos réponses est effacé à la même échéance, 3 mois après la clôture — ou, si leur analyse n'est pas encore terminée à cette date, dès qu'elle l'est.

Anonymat

Le lien qui vous a été envoyé est personnel — lui seul vous identifie, et il permet de reprendre exactement là où vous vous étiez arrêté(e) si vous quittez le questionnaire en cours de route. Pendant que vous répondez, vos réponses en cours sont donc sauvegardées en brouillon, chiffré : on sait que c'est vous qui rédigez, mais ce brouillon n'apparaît dans aucun écran — ni votre organisation, ni le tiers de confiance, ni personne chez OrganiK ne le consulte.

Une fois vos réponses envoyées, elles sont enregistrées définitivement sans aucune information permettant de les relier à votre identité, et le brouillon chiffré est effacé. Le lien perd alors toute valeur : il ne renvoie plus à rien qui vous concerne, et ne peut plus être réutilisé pour consulter, modifier ou re-soumettre des réponses.

Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'opposition et d'effacement sur vos données personnelles (votre email, prénom, nom — jamais sur le contenu de vos réponses, qui n'est plus rattaché à votre identité après soumission).

Opposition et effacement : en libre-service, immédiatement — le lien de désinscription présent dans chaque email reçu efface aussitôt et définitivement votre email, prénom et nom de notre base, sans avoir à nous contacter. Le bouton « se désabonner » proposé par votre messagerie produit le même effet.

Accès et rectification : adressez-vous directement à nous, à contact@organik-app.fr.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Hébergement

Vos données sont hébergées en Suisse par Infomaniak — un pays reconnu par la Commission européenne comme offrant un niveau de protection équivalent au RGPD (voir mentions légales).

Pour analyser les réponses ouvertes après la clôture, nous utilisons des modèles d'intelligence artificielle hébergés par Infomaniak (Suisse) et par Scaleway (France, à Paris). La première étape, qui retire du texte les noms des personnes et les situations personnelles, se fait toujours chez Infomaniak : Scaleway ne reçoit que des réponses dont ces éléments ont déjà été retirés. Ni l'un ni l'autre n'utilise ces textes pour entraîner ses modèles. Les réponses dictées à voix haute sont transcrites en texte chez Infomaniak.